Nicht selten ergibt sich im Laufe eines Mietverhältnisses der Bedarf, das Nebenkostensystem zu überdenken, etwa wegen gestiegener Energiepreise oder eines veränderten Kostenbewusstseins. Dabei stellt sich die Frage, wie dieser Systemwechsel rechtlich korrekt zu erfolgen hat.

(eb) Nebenkosten dürfen nur verlangt werden, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich vorgesehen sind. Dazu gehören regelmässig anfallende Kosten, die in direktem Zusammenhang mit dem Gebrauch der Mietsache stehen und dem Mieter als Benutzer zugutekommen – etwa für Heizung, Warmwasser, Wasserverbrauch, Allgemeinstrom, Kehricht, Abwasser, Hauswartung, Schneeräumung oder Umgebungspflege. Nicht als Betriebskosten gelten dagegen unregelmässige Auslagen sowie Kosten, die dem Unterhalt, der Werterhaltung oder der Verwaltung des Gebäudes dienen.

Ist im Mietvertrag eine Pauschale vorgesehen, gilt die Zahlung als abschliessende Leistung; der Vermieter muss keine Abrechnung erstellen. Mit der Pauschale gelten sämtliche Nebenkosten als abgegolten – unabhängig davon, ob die effektiven Kosten höher oder tiefer ausfallen. Wird hingegen das System «auf Abrechnung» gewählt, meist mit monatlichen Akontozahlungen, muss die Vermieterschaft jährlich die tatsächlich angefallenen Kosten abrechnen. Ein Systemwechsel gilt als Vertragsänderung und unterliegt daher den gesetzlichen Formvorschriften.

Amtliches Formular zwingend

Ein Systemwechsel ist formell korrekt mittels amtlichem Formular zur Mietvertragsänderung mitzuteilen. Die Mitteilung muss unter Einhaltung der vertraglichen Kündigungsfrist und auf den nächstmöglichen Kündigungstermin erfolgen. Zusätzlich ist die zehntägige Bedenkfrist der Mieterschaft zu berücksichtigen, weshalb das Formular vor Beginn der Kündigungsfrist zuzustellen ist.

Die Umstellung ist darin sachlich und nachvollziehbar zu begründen. So kann etwa in der Begründung ausgeführt werden, dass die Systemänderung von «Pauschale» zu «auf Abrechnung» erfolgen soll, um eine verursachergerechtere und transparentere Kostenverteilung zu ermöglichen. Zusätzlich sollte die Abrechnungsperiode im Formular klar bezeichnet werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Die Mieterschaft muss erkennen können, aus welchen konkreten Gründen der Systemwechsel erfolgt.

Keine verdeckte Mieterhöhung

Die Umstellung auf das System «auf Abrechnung» darf nicht zu einer verdeckten Erhöhung des Mietzinses führen. Die neuen Akontobeträge können an der bisherigen Pauschale ausgerichtet werden. In diesem Fall bleibt der Bruttomietzins unverändert. Soll hingegen eine Anpassung erfolgen – etwa eine Erhöhung –, so ist diese am Durchschnitt der effektiven Nebenkosten der letzten drei Jahre auszurichten. Eine ausdrückliche Zustimmung der Mieterschaft ist nicht erforderlich, sofern die Änderung rechtlich korrekt mitgeteilt wird.

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